Przejdź do treści 
Prowadzenie firmy w Poznaniu nie oznacza, że wszyscy pracownicy i kontrahenci muszą spotykać się wyłącznie w Wielkopolsce. Coraz więcej przedsiębiorców realizuje projekty we współpracy ze specjalistami z innych miast, a zespoły rozproszone geograficznie potrzebują od czasu do czasu wspólnej przestrzeni do pracy. Tradycyjne biuro nie zawsze jest w takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem. Alternatywą mogą być przestrzenie coworkingowe, które pozwalają wynająć stanowiska na dzień, tydzień lub miesiąc. Jak zorganizować pracę zespołu poza Poznaniem, ograniczyć koszty i jednocześnie zapewnić pracownikom odpowiednie warunki?
Zespół w kilku miastach to coraz bardziej praktyczny model współpracy
Poznań jest ważnym ośrodkiem przedsiębiorczości, w którym działają firmy handlowe, logistyczne, technologiczne i usługowe. Wiele z nich realizuje projekty wykraczające poza rynek lokalny, współpracując z klientami i podwykonawcami z różnych części Polski.
W takim modelu zatrudnianie specjalistów mieszkających w jednym mieście przestaje być koniecznością. Grafik może pracować z Poznania, programista z Łodzi, a osoba odpowiedzialna za marketing z Warszawy.
Na co dzień komunikacja pomiędzy członkami zespołu odbywa się za pomocą komunikatorów i wideokonferencji. Są jednak sytuacje, w których bezpośrednie spotkanie pozwala sprawniej omówić założenia projektu, rozwiązać problemy lub zaplanować kolejne etapy pracy.
Właśnie wtedy pojawia się pytanie: gdzie zorganizować wspólny dzień roboczy, jeśli firma nie posiada biura w danym mieście?
Dlaczego hotel i restauracja nie zawsze wystarczą?
Organizowanie spotkań biznesowych w hotelach czy restauracjach jest wygodne, ale ma pewne ograniczenia. Takie miejsca nie zawsze zapewniają ciszę, odpowiednią liczbę gniazdek elektrycznych, stabilny internet czy możliwość swobodnego omawiania poufnych informacji.
W przypadku krótkiej rozmowy z kontrahentem może to nie stanowić problemu. Jednak kilkugodzinny warsztat projektowy, przygotowanie prezentacji lub wspólna analiza dokumentacji wymagają bardziej profesjonalnych warunków.
Coworking umożliwia wynajęcie przestrzeni zaprojektowanej specjalnie do pracy. W zależności od operatora można korzystać z pojedynczych biurek, pomieszczeń dla małych zespołów oraz sal konferencyjnych.
Takie rozwiązanie nie wymaga utrzymywania lokalu przez cały miesiąc, jeśli zespół potrzebuje go tylko przez kilka dni.
Łódź jako miejsce spotkań zespołów z różnych regionów
Dla przedsiębiorców z Poznania jednym z miast, które warto rozważyć podczas organizowania spotkań biznesowych, jest Łódź.
Jej centralne położenie w Polsce może stanowić atut w przypadku współpracy z osobami mieszkającymi w różnych regionach kraju. Wybór miejsca spotkania powinien jednak uwzględniać rzeczywiste połączenia kolejowe, czas przejazdu i lokalizację zaplanowanych wydarzeń.
Firmy, które nie mają własnego oddziału w Łodzi, mogą korzystać z dostępnych tam przestrzeni coworkingowych.
Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić zestawienie coworking Łódź, przedstawiające dziewięć propozycji miejsc do pracy, ich lokalizacje, modele wynajmu oraz informacje o cenach.
Wśród opisywanych przestrzeni znajdują się między innymi Poziom Wyżej przy ul. Piotrkowskiej 56.
Porównanie kilku lokalizacji pozwala wybrać miejsce odpowiednie zarówno do samodzielnej pracy, jak i do organizacji spotkań z kontrahentami.
Jak zaplanować dzień pracy kilkuosobowego zespołu?
Organizacja spotkania pracowników z różnych miast wymaga przygotowania. Najlepiej zacząć od ustalenia liczby uczestników, planowanego czasu pracy oraz charakteru wykonywanych zadań.
Jeżeli celem spotkania jest wspólne programowanie lub przygotowanie dokumentacji, wystarczające mogą być stanowiska w spokojnej przestrzeni biurowej.
Jeśli jednak zespół planuje prezentacje, warsztaty lub dyskusje wymagające częstego zabierania głosu, warto zarezerwować osobną salę.
Istotne znaczenie ma także wyposażenie. Przed wynajmem należy sprawdzić dostępność monitorów, tablic do notowania, ekranów, odpowiedniego łącza internetowego oraz przestrzeni do przeprowadzania wideokonferencji.
Dobrym pomysłem jest również przygotowanie harmonogramu obejmującego czas na samodzielną pracę, spotkania projektowe oraz przerwy.
Dzięki temu uczestnicy nie tracą czasu na ustalanie kolejnych działań już po przyjeździe.
Biurko na wynajem czy sala konferencyjna - co wybrać?
Wbrew pozorom nie każde spotkanie zespołu wymaga rezerwowania całej sali konferencyjnej. Czasami pracownicy potrzebują po prostu kilku wygodnych stanowisk, przy których mogą realizować bieżące zadania.
W przestrzeniach coworkingowych dostępne są zazwyczaj różne modele wynajmu.
Hot desk to elastyczny dostęp do wolnego stanowiska. Biurko dedykowane zapewnia natomiast konkretne miejsce przypisane do użytkownika przez określony czas. Trzeci wariant stanowią prywatne biura lub sale przeznaczone dla zespołów.
Przedsiębiorcy szukający biurko na wynajem Łódź mogą porównać dostępne oferty, aby dopasować wybrany wariant do długości pobytu i budżetu projektu.
Dla osoby przyjeżdżającej do Łodzi raz w miesiącu wygodniejszy może być dostęp dzienny. Z kolei pracownik regularnie uczestniczący w kilkutygodniowym projekcie może skorzystać z abonamentu lub stanowiska dedykowanego.
Ile może kosztować zorganizowanie dnia pracy w coworkingu?
Przy planowaniu budżetu warto uwzględnić nie tylko koszt wynajmu stanowisk, lecz także transport, ewentualny nocleg oraz opłaty za dodatkowe usługi.
Przykładowo, jeżeli dzienny dostęp do coworkingu kosztuje 60 zł netto od osoby, czteroosobowy zespół zapłaci 240 zł netto za jeden dzień korzystania ze stanowisk.
Nie oznacza to jednak automatycznie, że w tej cenie dostępna będzie osobna sala spotkań. Operator może rozliczać ją oddzielnie.
Warto więc przed rezerwacją poprosić o wycenę całego pobytu. Pozwoli to uniknąć nieprzewidzianych wydatków, zwłaszcza gdy spotkanie obejmuje kilka dni.
Równie ważne jest porównanie godzin dostępu. Jeżeli pracownicy przyjeżdżają wcześnie rano lub kończą pracę późnym wieczorem, ograniczone godziny otwarcia mogą okazać się problemem.
Jak wybrać lokalizację, żeby nie tracić czasu?
W przypadku krótkiego pobytu służbowego lokalizacja coworkingu może być równie ważna jak jego cena.
Warto zwrócić uwagę na odległość od dworca kolejowego, połączenia komunikacji miejskiej oraz dostępność miejsc parkingowych.
Jeżeli uczestnicy spotkania przyjeżdżają z Poznania, Warszawy i innych miast, dobrze jest wybrać lokalizację umożliwiającą sprawny dojazd wszystkim osobom.
Istotne może być również otoczenie biura. Dostęp do restauracji, punktów usługowych czy miejsc noclegowych ułatwia organizację kilkudniowego pobytu.
Przed dokonaniem rezerwacji dobrze sprawdzić opinie użytkowników oraz skontaktować się z operatorem, aby potwierdzić dostępność odpowiedniej liczby stanowisk.
Coworking może ułatwić realizację projektów między miastami
Elastyczne biura są rozwiązaniem nie tylko dla freelancerów, ale także dla przedsiębiorstw działających w modelu hybrydowym i rozproszonym.
Firmy z Poznania, które współpracują z klientami z całej Polski, mogą dzięki nim organizować spotkania projektowe bez konieczności wynajmowania stałego lokalu w każdym mieście.
W praktyce oznacza to większą swobodę planowania pracy, możliwość dopasowania kosztów do potrzeb oraz łatwiejsze organizowanie bezpośredniej współpracy między pracownikami.
Ostateczny wybór przestrzeni powinien jednak wynikać z charakteru projektu. Innych warunków potrzebuje jedna osoba pracująca przez kilka godzin, a innych zespół prowadzący całodniowe warsztaty.
Dobrze wybrany coworking pozwala skoncentrować się na realizacji zadań, zamiast na organizacyjnych problemach związanych z wynajmem biura. Dla przedsiębiorców rozwijających działalność poza Wielkopolską może to być praktyczny sposób na łączenie mobilności zawodowej z komfortem codziennej pracy.
